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High Output Management de Andrew S. Grove

Já estudei muito sobre a profissão de gerente de projetos. Um dos principais livros que eu li foi High Output Management de Andrew S. Grove. E ele é o escolhido de hoje para a nossa série “1 livro em 10 minutos”.

Para facilitar a leitura desse artigo, ele está dividido nos seguintes tópicos:

  • O que é a série “1 livro em 10 minutos”?
  • Sobre o livro escolhido de hoje: High Output Management de Andrew S. Grove
  • Sobre o autor do livro: Andrew S. Grove
  • 1º ensinamento: Gerenciar uma empresa é como servir café da manhã – requer um entendimento de processo de produção.
  • 2º ensinamento: Gerentes precisam saber como selecionar indicadores de produção e tirar informações importantes deles.
  • 3º ensinamento: Um gerente tem muitas responsabilidades e seu sucesso depende de seu time.
  • 4º ensinamento: É responsabilidade do gerente promover a motivação.
  • 5º ensinamento: Funcionários não podem ser motivados somente por recompensas financeiras; eles precisam de feedback e suporte de seus gerentes.
  • 6º ensinamento: Para melhorar a performance, gerentes devem encorajar competições no trabalho e adotar o papel de treinador.
  • Resumo final

O que é a série “1 livro em 10 minutos”?

Antes de começar, se você ainda não conhece a nossa série, deixa eu te explicar melhor: o dia possui 24 horas. E cada hora possui 60 minutos. Logo o dia possui 24*60 = 1440 minutos.

1% do dia significa 1440/100 = 14,4 minutos. Um pouco menos do que 15 minutos do seu dia. Um pouco mais do que 10 minutos.

A meta com esse artigo é você conhecer os principais pontos abordados no livro em cerca de 10 minutos.

Pois assim você terá investido menos de 1 por cento do seu dia (o que vamos combinar que é possível!) e terá se deparado com um conteúdo relevante.

Com as dicas nesse resumo do livro, eu espero que você possa melhorar a sua vida e possa se tornar mais realizado! É por isso que eu incluí algumas observações que eu julguei serem mais apropriadas ao seu desenvolvimento pessoal.

Observação: Até o presente momento que estou escrevendo este artigo, o livro ainda não possui tradução para o português.

Sobre o livro escolhido de hoje: High Output Management de Andrew S. Grove

Neste livro de 1983, você vai aprender a chave para as responsabilidades de um gerente e o que você precisa saber sobre seus funcionários e seu papel. Você vai aprender como coletar a informação que você precisa para tomar as decisões certas, como motivar sua equipe e como fazer seu desempenho melhorar.

Capa do livro: High Output Management 

Se você:

  • É um estudante de administração de negócios com interesse em gestão de equipes
  • É um gestor que quer ser um líder melhor para sua equipe
  • Qualquer um que quer saber como administrar uma empresa de sucesso como Intel

Então você vai gostar muito desse livro e desse post!

Sobre o autor do livro: Andrew S. Grove

Andrew S. Grove era um homem de negócios, engenheiro e autor. Ele teve um papel importante na criação da Intel e foi indicado a CEO da empresa em 1979. Ele transformou a empresa em uma das maiores fabricantes de semicondutores do mundo.

Foto do autor: Andrew S. Grove

Clique aqui para saber mais sobre ele.

1º ensinamento do livro High Output Management de Andrew S. Grove

Gerenciar uma empresa é como servir café da manhã – requer um entendimento de processo de produção.

Pode parecer uma ideia estranha, mas trabalhar como garçom vai te preparar perfeitamente para gerenciar o processo de uma empresa.

Como?

Bom, gerenciar processos de produção é na verdade como servir café da manhã.

Por exemplo, se o seu trabalho é entregar um ovo cozido por 3 minutos, torrada e café, você está encarando os requisitos essenciais de uma produção.

Você precisa responder a demanda entregando seus produtos de acordo com um plano enquanto se depara com as expectativas de qualidade e ainda mantendo os custos baixos.

Para ter sucesso nessa série complicada de tarefas você precisa manter a primeira pergunta de produção na cabeça: qual passo é o mais difícil de completar?

Quando se trata de servir café da manhã, definitivamente é cozinhar o ovo porque demora mais tempo. Todos os passos restantes devem ser planejados ao redor do tempo que você precisa para completar esse passo específico.

Imagine que um garçom tenha que ficar na fila todas as manhãs para usar a torradeira enquanto o cliente aguarda pelo café da manhã.

Como ele pode resolver o problema? Suas opções são pedir ajuda pra um colega, preparar a torrada com antecedência ou comprar outra torradeira.

Essencialmente, gerentes estão lá para identificar e resolver esses tipos de problemas, e suas soluções incluem contratar uma força de trabalho maior, aumentar inventário ou comprar mais equipamento.

Mas se lembre, todas essas escolhas requerem dinheiro, e a tarefa do gerente é balancear elas do jeito mais custo eficiente.

Mas isso não é tudo; gerentes também precisam detectar problemas. Isso é porque os problemas surgem o tempo todo em uma produção; para controlar danos, é essencial achar e corrigi-los quanto antes.

Por exemplo, se a cozinha acabar com um monte de ovos podres, seria melhor descobrir isso quando eles estão na geladeira e antes que eles estejam cozidos ou no prato de algum cliente. Isso significa que é essencial que gerentes monitorem com cuidado todo o processo de produção.

2º ensinamento do livro High Output Management de Andrew S. Grove

Gerentes precisam saber como selecionar indicadores de produção e tirar informações importantes deles.

Naturalmente, um gerente não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo. Para ter uma visão geral, um gerente precisa de medidas boas.

Para fazer isso, ele deve escolher pelo menos cinco indicadores que são apresentados a ele todas a manhãs quando ele chega no trabalho.

Primeiro, ele vai querer a previsão de vendas. Em outras palavras, quantos cafés da manhã ele vai ter que servir hoje?

Segundo, os níveis de inventário são a chave. Isso porque ele precisa saber quantos ovos, pães e kg de café ele tem na reserva.

Terceiro, ele precisa saber das condições dos equipamentos. Porque se sua única torradeira estragou ontem, é essencial que ela seja substituída antes do horário de grande movimentação.

Quarto, é importante ter uma atualização na força de trabalho. Afinal, se três garçons estiverem doentes, o gerente precisa achar um substituto imediatamente.

E finalmente, ele vai querer uma avaliação da opinião pública. Basicamente, os clientes gostaram do café da manhã?

Mas ter esses indicadores de produção não é o suficiente; um gerente também precisa saber como extrair informações importantes deles. Uma estratégia pra isso envolve colocar dois deles juntos.

Por exemplo, para entender melhor os níveis do seu inventário, você deve checar eles contra suas previsões de vendas para determinar o potencial para possíveis faltas no inventário. Isso vai te ajudar a decidir qual é o nível crítico do inventário.

3º ensinamento do livro High Output Management de Andrew S. Grove

Um gerente tem muitas responsabilidades e seu sucesso depende de seu time.

Pode não parecer, mas gerenciamento é um esforço em conjunto. É por isso que um gerente não é avaliado somente em suas habilidades individuais, mas também nas conquistas de trabalho de sua equipe.

Por exemplo, se um gerente é bom em planejar produção, alocar recursos e detectar erros, mas sua equipe falha na execução, o gerente ainda é responsável.

Então, como você pode melhorar o desempenho de sua equipe?

Bom, uma das maiores responsabilidades de um gerente enquanto liderando uma equipe é coletar e compartilhar informação.

Ás vezes a melhor maneira de fazer isso é através de conversas rápidas e informais. Afinal, algumas palavras compartilhadas entre gerente e um funcionário vai se espalhar mais rápido do que qualquer nota.

Porém, pedir relatórios escritos dos membros da equipe também é importante. Isso é porque a disciplina exigida quando se escreve um relatório faz o funcionário refletir sobre seu trabalho e entender melhor os problemas atuais.

Isso faz do relatório algo essencial para fornecer informações valiosas para um gerente.

Mas gerentes também são responsáveis por tomar decisões, o que faz da responsabilidade anterior de coletar e compartilhar informações ainda mais importante.

Por exemplo, cabe ao gerente decidir abrir uma nova filial ou contratar mais funcionários. Para fazer isso, ela vai precisar de informações detalhadas sobre todas as escolhas, assim como seus prós e contras.

Por fim, é também um trabalho para o gerente ser um exemplo. Um gerente que passa seu tempo de trabalho fazendo ligações pessoais não vai motivar sua equipe.

Por outro lado, um gerente que coloca longas horas e leva seu trabalho a sério vai servir como um grande exemplo para os outro.

Só se lembre, valores não podem ser comunicados através de relatórios e conversas. Isso significa que gerentes precisam mostrar o jeito certo de se comportar. Afinal, nada lidera melhor do que um exemplo.

4º ensinamento do livro High Output Management de Andrew S. Grove

É responsabilidade do gerente promover a motivação.

Imagine que um funcionário não está atendendo as expectativas. Você sabe determinar se falta nele habilidades ou motivação?

Se pergunte “ele poderia completar essa tarefa se sua vida dependesse disso?”

Se a resposta é sim, então ele provavelmente está sem motivação.

É impossível tocar violino perfeitamente sem ter sido treinado pra isso.

Mas se você tivesse que correr quilômetros para fugir de um serial killer, você provavelmente iria mesmo sem estar em forma. O fato é, funcionários que tem desempenho baixo provavelmente está sem motivação ou não tem o conhecimento suficiente.

Então, não é surpresa que motivação se tornou o centro do gerenciamento moderno, em grande parte devido ao aumento de funcionários do conhecimento, o qual sua principal fonte de renda é a informação.

Afinal, a qualidade do trabalho feito por um trabalhador manual é fácil de avaliar. Isso é porque se um pedreiro com baixa motivação construir uma parede torta, o supervisor vai notar imediatamente e tomar as medidas para correções.

Mas quando se trata de um trabalhador de conhecimento, é difícil de dizer imediatamente se uma tarefa foi realizada da maneira correta se você não for um profissional no ramo.

Isso significa que é ainda mais importante manter os funcionários motivados para evitar esses erros caros e difíceis de identificar.

Então cabe a um gerente motivar seus funcionários. Mas motivação só pode vir de dentro, o que significa que a tarefa do gerente é promover um ambiente que ajude os funcionários a manter sua motivação.

Para fazer isso, um gerente precisa saber se seus funcionários são motivados por competência ou por conquistas.

O primeiro tipo são motivados a aumentar suas habilidades e conhecimento. Pense sobre um músico espetacular que pratica todos os dias para melhorar sua técnica.

Gerentes devem encorajar esses funcionários a produzir resultados tangíveis e impedir que eles foquem somente em melhora própria.

O outro tipo, funcionários motivados por conquistas, são motivados por sucesso. Funcionários assim devem ser colocados em uma situação onde seus objetivos são ambiciosos o suficiente pra eles crescerem.

5º ensinamento do livro High Output Management de Andrew S. Grove

Funcionários não podem ser motivados somente por recompensas financeiras; eles precisam de feedback e suporte de seus gerentes.

Todo trabalhador espera ser recompensado por seus compromissos profissionais, e dinheiro é provavelmente a recompensa mais óbvia. Mas é a melhor?

Bom, até um certo ponto, dinheiro é um motivador incrível, mas ele tem seus limites

Por exemplo, algumas pessoas que já são ricas enxergam dinheiro como um símbolo de status que mostra ao mundo quanto sucesso eles tem.

Alguém assim não precisa de uma renda adicional, então ganhar um, dois ou cinco milhões não vai atingir sua motivação.

Por outro lado até mesmo funcionários que dependem de seus salários para se suportar acham que motivação por dinheiro é limitada. Isso é porque dinheiro motiva as pessoas, mas só até elas conquistarem um padrão de vida decente onde suas necessidades básicas estão satisfeitas. Depois disso, esses funcionários vão querer recompensas mais significativas e relevantes.

Então, como você pode manter os funcionários no pico de seu desempenho?

Configurando um sistema que meça seu sucesso. Na verdade, esse é a única maneira de eles avançarem de verdade.

Apenas olhe para funcionários que são movidos por competência e amam expandir seu conhecimento e habilidades. A melhor técnica para motivar eles é mostrar que eles tem potencial para melhorar. Porque sem esse potencial, o desejo de fazer o seu melhor desaparece.

Para demonstrar um espaço para melhoras, um gerente pode avaliar e dar feedbacks, por exemplo, avaliar o desempenho de um funcionário.

Mas se lembre, quando avaliando um desempenho, é essencial que o gerente entenda como medo de fracasso pode tornar funcionários dedicados em pessoas cautelosas demais. É crucial comunicar a importância de aceitar a falha e apoiar os funcionários quando eles precisam.

6º ensinamento do livro High Output Management de Andrew S. Grove

Para melhorar a performance, gerentes devem encorajar competições no trabalho e adotar o papel de treinador.

Talvez você tenha se deparado com com pessoas no seu escritórios que trabalham bem devagar e demonstram um pouca motivação, mas ainda se levam ao limite para correr uma maratona inteira. O que motiva pessoas assim?

Colocando de maneira simples, o desejo de superar os outros.

Isso é porque, quando competindo, pessoas tendem a aceitar mais os desafios. Essa vontade de superar a distância, cronômetro ou competição é um resultado de auto atualização, uma ideia colocada em destaque pelo psicólogo Abraham Maslow em 1954.

Uma pessoa que sente que tem potencial para dominar um desafio vai se sentir atraído a cumpri-lo. Ela vai sentir uma atração por causa da necessidade de alcançar seu próprio potencial – se atualizar – através do desafio. Não é uma surpresa, portanto, o melhor ambiente para auto atualização é o de esportes competitivos.

Então, o que isso significa para um gerente?

Que você levar o espírito esportivo e competição para o ambiente de trabalho, e isso significa deixar os funcionários se compararem com seus colegas de trabalho.

Por exemplo, o serviço de manutenção que limpou as instalações da Intel teve um desempenho baixo por anos até que um programa foi criado para colocar os times de cada prédio em uma competição entre eles mesmos, dando notas ao seu trabalho e comparando suas pontuações.

Apesar de não terem feito nenhum outro incentivo além do de superar o outro, a limpeza de cada prédio melhorou drasticamente, provando que só a competição pode melhorar o desempenho.

Em alguns aspectos, um bom gerente deve agir como se fosse o treinador de um time de esportes. Por exemplo, um treinador nunca toma crédito pelo sucesso do time, e um gerente também não deve, porque isso pode fazer o time se sentir traído.

Treinadores também devem ser duros com seus jogadores para força-los a dar o seu melhor. Da mesma maneira, gerentes devem saber como dar a seus funcionário críticas construtivas.

Resumo Final

As responsabilidades de um gerente possuem várias faces e a natureza variável do trabalho transformou esse papel. Isso significa que os gerentes da atualidade são responsáveis por juntar informações, tomar decisões, agir como exemplos, cultivar motivação e avaliar seus funcionários.

Decida se ser amigável com seus funcionários funciona pra você.

Pessoas, com frequência, imaginam se é certo formar uma amizade com pessoas que trabalham para ela. Isso é porque relacionamentos assim podem ser difíceis de manter, especialmente quando os cargos altos tem que tomar alguma ação disciplinar com seus subordinados.

Então, como gerente você deve ser claro sobre seu papel no assunto. Só imagine dar uma avaliação de desempenho crítica para um amigo próximo. Se você consegue fazer isso, então formar laços pessoais pode fazer sentido e pode ser usado para fortalecer seus relacionamentos profissionais.