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mario trentim produtividade gestão

Um dos principais livros que eu li sobre gestão de projetos foi Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland. E ele é o escolhido de hoje para a nossa série “1 livro em 10 minutos”.

Para facilitar a leitura desse artigo, ele está dividido nos seguintes tópicos:

  • O que ganho com isso? Saiba como a Scrum mudou a indústria de tecnologia para sempre.
  • Se você quer fazer as coisas, abandone o método tradicional de cachoeira e tente o Scrum.
  • O gerenciamento efetivo de projetos consiste em promover o grande trabalho em equipe.
  • Crie um sistema de feedback regular para manter seu projeto em progresso.
  • Evite qualquer coisa que o distraia de atingir seus objetivos.
  • Aumente a felicidade dos seus funcionários para aumentar a produtividade.
  • A priorização é um componente crucial do gerenciamento de projetos.
  • Siga estes passos simples para iniciar o seu primeiro projecto Scrum.
    Resumo final

 

O que é a série “1 livro em 10 minutos”?

Antes de começar, se você ainda não conhece a nossa série, deixa eu te explicar melhor: o dia possui 24 horas. E cada hora possui 60 minutos. Logo o dia possui 24*60 = 1440 minutos.

1% do dia significa 1440/100 = 14,4 minutos. Um pouco menos do que 15 minutos do seu dia. Um pouco mais do que 10 minutos.

A meta com esse artigo é você conhecer os principais pontos abordados no livro em cerca de 10 minutos.

Pois assim você terá investido menos de 1 por cento do seu dia (o que vamos combinar que é possível!) e terá se deparado com um conteúdo relevante.

Com as dicas nesse resumo do livro, eu espero que você possa melhorar a sua vida e possa se tornar mais realizado! É por isso que eu incluí algumas observações que eu julguei serem mais apropriadas ao seu desenvolvimento pessoal.

Observação: Até o presente momento que estou escrevendo este artigo, o livro ainda não possui tradução para o português.

Sobre o livro escolhido de hoje: Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

Nesse livro publicado 2007 você vai descobrir porque inteligência emocional é especialmente importante para gerentes de projetos, a sabedoria de ter limites emocionais e como construir relacionamentos fortes com seus investidores.

Capa do livro: Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

Se você

  • É qualquer pessoa cujo negócio está lutando para pagar as contas
  • Quer ser mais produtivo em menos tempo
  • Administra um time

Então você vai gostar muito desse livro e principalmente desse post! Continue lendo. Se você se interessou pelo livro, aqui está o link para comprá-lo na Amazon do Brasil.

Sobre o autor do livro: Jeff Sutherland

Jeff Sutherland é o co-fundador e CEO da Scrum Inc. Um ex-piloto de caça do West Point, Sutherland atualmente detém um papel consultivo em 11 empresas de tecnologia diferentes.

Foto do autor: Jeff Sutherland

Visite aqui sua página no LinkedIn.

1º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

O que ganho com isso? Saiba como a Scrum mudou a indústria de tecnologia para sempre.

Os sistemas de gerenciamento de projetos nunca obtêm o crédito que merecem. Sempre são engenheiros superstar ou produtos bonitos que roubam o destaque. Mas como eles se juntam, o engenheiro e o produto? Como os dois se juntam em um belo abraço tecnológico e avançam? É para isso que são os sistemas de gerenciamento de projetos.

Em Scrum, Jeff Sutherland descreve seu sistema Scrum, uma maneira de gerenciar projetos que são tão eficazes em economizar tempo e dinheiro que foi usado para esclarecer a confusão burocrática no FBI. E agora, Scrum está mudando a maneira como a maioria das empresas tecnológicas abordam seu trabalho.

Embora Sutherland já seja conhecido como um dos gênios por trás de The Agile Manifesto, esse texto explica as idéias que o tornam um dos mais importantes pensadores dos bastidores do mundo.

Você vai aprender:

  • Como Scrum aprende com os pilotos de caça;
  • Por que os líderes devem informar suas equipes, e não o contrário; e
  • Como começar seu primeiro projeto Scrum hoje.

 

2º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

Se você quer fazer as coisas, abandone o método tradicional de cachoeira e tente o Scrum.

Quantas vezes você planejou completar um projeto, apenas para se encontrar dolorosamente atrás do cronograma enquanto o prazo se aproximava?

Infelizmente, isso acontece com freqüência quando usamos processos de gerenciamento tradicionais, como o método de cachoeira sintetizado pelos gráficos de Gantt.

Os gráficos de Gantt ilustram as linhas de tempo do projeto usando barras paralelas codificadas por cores que indicam o tempo e o comprimento de diferentes partes do processo, que podem ocorrer simultaneamente (o resultado pode parecer uma cachoeira estilizada, daí o nome). Embora sejam ferramentas organizacionais populares, muitas vezes eles assumem um grau de importância excessivo, como quando um projeto atrasou o horário e os gerentes acumulam mais recursos para que eles possam ajustar o seu horário e não vice-versa. Isso pode levar a resultados desastrosos.

Por exemplo, o FBI planejou implementar um sistema de software modernizado chamado Virtual Case File (VCF), a fim de melhor compartilhar informações e evitar outro 9/11.

Usando um Gráfico de Gantt, a agência criou um prazo para cada marco importante. Assim, o estágio de “design técnico” estava programado para terminar em uma data específica, momento em que a fase de “codificação e teste” do projeto começaria.

Infelizmente, o projeto falhou antes que uma única linha de código fosse escrita. A VCP finalmente desperdiçou anos do tempo da agência e US $ 170 milhões em dinheiro dos contribuintes.

Como esses tipos de falhas ocorrem periodicamente com o método de cachoeira, muitas organizações adotaram o sistema de gerenciamento de projetos Scrum.

O Scrum é caracterizado pela construção de equipes e feedback constante. Esta abordagem orientada para a equipe é refletida pelo nome, que descreve o momento em um jogo de rugby quando a equipe trabalha em conjunto para mover a bola pelo campo, todos unidos pelo mesmo objetivo claro.

E este processo funciona: quando o FBI aplicou Scrum to Sentinel, sua próxima tentativa de modernização em larga escala, a agência implementou o sistema com sucesso em menos tempo, com menos pessoas e com menor custo.

Curioso para saber mais sobre as principais idéias por trás do scrum? Bem, continue lendo para descobrir!

 

3º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

O gerenciamento efetivo de projetos consiste em promover o grande trabalho em equipe.

Quando você está trabalhando em um projeto, sua melhor chance de sucesso reside no bom funcionamento de sua equipe. E como gerente, você pode melhorar o desempenho da equipe fazendo quatro mudanças.

Em primeiro lugar, deixe os membros da equipe decidir como eles vão atingir os objetivos.

Por exemplo, o premiado relatório da NPR sobre a Primavera Árabe no Egito só foi possível porque a equipe responsável pela cobertura tinha autonomia. A equipe tomou todas as decisões sobre como produzir suas histórias, trabalhando juntas para navegar na burocracia egípcia, na tradução, nas questões de segurança e assim por diante.

Aqui está outra maneira de melhorar o desempenho da equipe: as equipes realizam exponencialmente mais do que os indivíduos, por sua conta, então assegure-se de que sua equipe tenha um propósito mais amplo. Em outras palavras, as equipes são mais poderosas que a soma de suas partes, então expanda as expectativas de sua equipe e assegure-se de que todos estejam trabalhando no mesmo objetivo comum.

Este foi provavelmente outro fator que contribuiu para o sucesso da NPR durante a Primavera Árabe: este evento único na vida era uma grande oportunidade para informar, o que deu aos jornalistas um senso maior de propósito.

E a terceira mudança que você pode fazer para melhorar o trabalho em equipe é pedindo equipes diferentes para compartilhar resultados periodicamente e criar equipes novas e auto-suficientes.

Isso é importante porque as equipes devem ser multifuncionais e ter todas as habilidades necessárias para concluir um projeto. Porque é sobre o produto final e não apenas os membros individuais da equipe, a diversidade em habilidades, pensamento e experiência ajudará a alcançar melhores resultados.

E, finalmente, ajudar suas equipes a trabalhar melhor, reduzindo seus tamanhos. Para a maioria das equipes, sete membros (mais ou menos duas pessoas) são ideais.

Por que as equipes pequenas fazem a diferença? Bem, aumentar o número de pessoas envolvidas em uma equipe cria mais canais de comunicação, o que o cérebro realmente não consegue lidar. Quando temos que trabalhar muito para descobrir o que todos estão fazendo, diminuímos.

 

4º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

Crie um sistema de feedback regular para manter seu projeto em progresso.

Como você certamente sabe, os humanos são ruins ao estimar o tempo que as coisas levarão – e isso leva a grandes problemas de gerenciamento de projetos. Felizmente, Scrum aborda esta questão através de um sistema chamado Sprints, que ajudará sua equipe no gerenciamento de tempo.

Sprints são curtos períodos de trabalho (uma a quatro semanas é otimizado) focado em uma tarefa específica. Após um Sprint, a equipe se reúne para analisar o progresso e refinar metas antes de embarcar no próximo Sprint.

A vantagem final deste processo é que ele permite que você responda rapidamente aos problemas; Ao efetuar o check-in regularmente, você pode calibrar novamente o objetivo para a próxima rodada de Sprints. Dessa forma, ninguém gasta meses trabalhando em algo que finalmente é descartado.

Para usar este processo de forma eficiente, concentre-se em uma tarefa por Sprint. Os períodos de Sprint são tão curtos, você poderá se concentrar efetivamente. Também ajuda a estabelecer um ritmo de trabalho consistente: não siga uma Sprint de uma semana com uma Sprint de três semanas.

E, por outro lado, para melhorar a gestão do tempo, experimente os “Daily Stand-Ups”, reuniões diárias que sempre ocorrem ao mesmo tempo e faça as mesmas perguntas: o que você fez ontem para ajudar a equipe a terminar o Sprint? O que você vai fazer hoje? Em que obstáculos você enfrenta?

Certifique-se de que todos se levantem, e certifique-se de que a reunião inteira não dure mais de 15 minutos.

O amigo do autor, Eelco Rustenburg, realmente colocou Daily Stand-Ups em prática quando ele estava remodelando sua casa. O projeto foi concluído em apenas seis semanas – conforme previsto! As reuniões diárias curtas reuniram todos os membros da equipe para discutir seu progresso.

O bem sucedido processo de remodelação da Eelco impressionou seus vizinhos, que tentaram replicar os resultados em sua própria casa. Eles contrataram o mesmo grupo de contratados para trabalhar o mesmo trabalho – mas não usaram o Scrum. E sem Scrum, o projeto de seis semanas da Eelco levou três meses!

 

5º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

Evite qualquer coisa que o distraia de atingir seus objetivos.

Chegamos a outra idéia central no Scrum: evite o desperdício – isto é, qualquer coisa que o distraia de completar a tarefa em questão. Aqui estão algumas maneiras de eliminar o desperdício.

Em primeiro lugar, termine seus projetos concentrando-se em uma coisa por vez. A multitarefa pode parecer atraente, mas só desperdiça tempo e energia. Você realmente deseja promover o equivalente de gerenciamento de projetos de mensagens de texto durante a condução?

Você também pode evitar o desperdício usando o que você criou. Se você não usa o que você cria, gaste esforço sem ver os frutos do seu esforço e você desperdiça tempo e dinheiro. A General Motors experimentou uma grande perda quando começou demissões em 2012, porque tinha US $ 7,5 bilhões em caminhões não vendidos apenas sentados ao redor.

Outra maneira de evitar o desperdício: se cometer um erro, conserte-o imediatamente, porque isso sempre demorará mais se você tiver que corrigi-lo mais tarde.

Na verdade, um estudo da Palm, um fabricante americano de smartphones, descobriu que leva uma média de 24 horas para consertar um erro três semanas depois que ele emerge. Em comparação, leva apenas uma hora para corrigir o mesmo erro no mesmo dia em que é observado. O motivo dessa discrepância? Bem, lembrando-se de todos os fatores diferentes que causaram o erro desperdiça uma tonelada de tempo.

O excesso de trabalho de seus funcionários é outra coisa a evitar se você quiser eliminar o desperdício. Porque quando os funcionários sobrecarregados ficam distraídos, eles estão bagunçados e, às vezes, quando eles estragam eles distraem os outros e criam ainda mais erros. Nessa linha, trabalhar menos horas, tirar férias e almoçar fora do escritório fará todos os mais felizes e melhorarão a qualidade do trabalho – aumentando a produtividade.

Para esse fim, grupos de pesquisadores demonstraram que os juízes israelenses tomam decisões melhor fundamentadas após um intervalo. Por outro lado, os juízes são mais propensos a tomar decisões erradas apenas antes de uma interrupção, quando estão com pouca energia.

Discutimos algumas maneiras diferentes de evitar o desperdício, mas a diretriz mais importante para alcançar isso é simples: Seja razoável e não desperdice a motivação do seu empregado, estabelecendo metas impossíveis. Afinal, uma série de crises e near-misses queimarão seus funcionários.

 

6º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

Aumente a felicidade dos seus funcionários para aumentar a produtividade.

Como a felicidade está conectada ao sucesso? Bem, as pessoas não estão felizes porque são bem sucedidas – elas são bem-sucedidas porque estão felizes.

Zappos é um ótimo exemplo desse princípio. O varejista über-successful trabalha para manter seus funcionários felizes, concentrando-se na conexão através de vários programas – como um treinamento introdutório “boot camp” e “aprendizado interno” – promover a aprendizagem eo crescimento. E graças a essas políticas, Zappos foi recompensado com crescimento de 124% ano a ano.

Além da conexão, a visibilidade é outro valor que as empresas podem apoiar para promover a felicidade. A visibilidade é o oposto do segredo, e o segredo é tóxico, porque cria suspeita e desconfiança, o que, em última instância, diminui a motivação e prejudica o desempenho.

Além de evitar o sigilo, você também pode promover a visibilidade colocando projetos em um lugar onde todos possam vê-los.

Você pode fazer isso criando uma placa Scrum que lista todos os projetos sob uma das seguintes colunas: Backlog, To-Do, In Progress, In Review and Done! Desta forma, todos podem ver quais projetos estão em andamento e estão paralisados, em última análise, dando aos funcionários a oportunidade de intervir e ajudar onde eles são mais necessários.

Outra maneira de melhorar a visibilidade é identificar o kaizen – esta é a palavra japonesa para “melhoria” – após cada Sprint. Você pode fazer isso organizando uma Retrospectiva Sprint após cada Sprint. Você pode fazer perguntas sobre sua equipe, tais como:

  • Em uma escala de um a cinco, como você se sente sobre seu papel na empresa?
  • Na mesma escala, como você se sente sobre a empresa como um todo?
  • Por que você se sente assim?
  • O que uma coisa faria mais feliz no próximo Sprint?

Preste especial atenção às respostas à última pergunta e, se possível, aplique as melhorias imediatamente. Ao fazê-lo, promoverá a confiança e a felicidade na equipe, o que acabará por levar a melhores resultados.

 

7º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

A priorização é um componente crucial do gerenciamento de projetos.

O último valor central do Scrum é saber como priorizar. E este é exatamente o trabalho do Proprietário do Produto – descobrir o que fazer, quando.

Mas primeiro, dando um passo atrás, existem três papéis no modelo Scrum:

O membro da equipe.

O Scrum Master, que ajuda o time a descobrir como trabalhar em conjunto de forma eficaz.

O Proprietário do Produto, responsável pela visão geral do projeto, gerenciando o atraso e definindo o curso para cada sprint.

E para fazer o trabalho de forma eficaz, o Proprietário do Produto deve possuir as seguintes características:

Conhecimento de seu mercado particular.
Autoridade para tomar decisões sem interferência da administração.
Disponibilidade para explicar o que precisa ser feito aos membros da equipe.
Responsabilidade pelo produto final, ou pela quantidade de receita produzida.
Vale a pena notar que o papel do Proprietário do Produto foi inspirado pelos Engenheiros Checos da Toyota, que são responsáveis por suas próprias linhas de produtos, como o Corolla.

Embora o Coroline Chief Engineer crie a equipe do Corolla, eles na verdade não relatam a ela. Em vez disso, o papel do engenheiro-chefe é sobre orientar o projeto criando uma visão e persuadindo a equipe de que eles devem compartilhar.

Dentro do sistema scrum, os Proprietários de Produtos trabalham com um loop OODA para tomar decisões com base em feedback em tempo real. OODA significa Observe (comece o processo vendo onde você está), oriente (avalie como criar mais possibilidades), decida e aja. Uma vez que estes quatro passos foram concluídos, o Proprietário do Produto começa novamente desde o início, com Observe (avaliando os resultados da ação anterior).

Os pilotos de caça são realmente treinados para usar esse processo de tomada de decisão: primeiro eles avaliam o perigo atual, depois modificam sua posição, descobrem o que fazer a seguir e, finalmente, seguem essa ação – antes de iniciar o loop novamente.

Quando eles estão tentando decidir qual Sprint deve embarcar, os proprietários de produtos devem seguir esse mesmo processo.

8º ensinamento do livro Scrum – The Art of Doing Twice the Work in Half the Time por Jeff Sutherland

Siga estes passos simples para iniciar o seu primeiro projecto Scrum.

Agora que você viu como o Scrum pode ajudá-lo a completar projetos, como você pode implementar o sistema em seu próprio local de trabalho? Bem, existem apenas algumas etapas simples:

Escolha um proprietário do produto.

Escolha uma equipe. Lembre-se, deve haver apenas cerca de cinco a nove pessoas por equipe e devem abranger todas as habilidades necessárias para o projeto.

Escolha um Scrum Master – alguém que já leu esses piscadinhos. Esta pessoa será responsável por treinar todos sobre como manter boas técnicas Scrum.

Crie o Project Backlog – ou seja, uma lista de tarefas que você precisará concluir.

Mova as tarefas com o valor mais alto e a menor quantidade de risco para o topo do backlog. Faça isso fazendo perguntas como: Quais tarefas têm o maior impacto comercial? Quais são os mais importantes para o cliente? Qual ganhará mais dinheiro? Quais são os mais fáceis de completar?

Claro, você também deve prestar atenção ao que você pode realisticamente alcançar e o que o torna apaixonado. Mas quando você está olhando para o atraso e tomar decisões sobre por onde começar, priorize pelo que é mais fácil de realizar e mais valioso.

Certifique-se de que tudo no backlog é realmente possível em Sprints – o que significa que ele deve levar menos de um mês para alcançar.

Hospede a primeira reunião do Scrum e planeje o primeiro Sprint.

Crie um quadro Scrum para garantir que todo o trabalho seja visível.

Mantenha suas reuniões Daily Stand-Up para garantir que o Sprint inicial funcione sem problemas.

Quando você completar o Sprint, organize uma revisão Sprint para que a equipe possa demonstrar que eles produziram algo útil. Mantenha a reunião aberta a qualquer pessoa que queira participar, incluindo executivos da empresa e administração.

Mantenha uma Retrospectiva Sprint e encontre melhorias acionáveis que você pode implementar para apoiar seu time no futuro Sprints.

E uma vez que tudo esteja pronto, vá para o próximo Sprint!

Resumo Final

Por se basear em princípios amigáveis aos funcionários, como construção de equipe e transparência, o sistema Scrum tornará sua empresa mais feliz e mais produtiva. Em última análise, a idéia central do Scrum é criar um processo de feedback constante. Então, enquanto você revisar e aprimorar seus objetivos de forma consistente, você estará indo na direção certa.